A nyomtatógyártók jellemzően célzott feladatokra, bizonyos mennyiségű terhelésre méretezik egyes típusaikat, és ezt a termékleírásokban közzé is teszik. Ezt mindenképp érdemes tanulmányozni, figyelembe venni vásárláskor, és előre alaposan végiggondolni, hogy mi is lesz irodánkban, otthonunkban a kiválasztott berendezés feladata, havonta hány oldalt kell előállítani, milyen lesz a színes nyomatok aránya, milyen minőségű és méretű papírra kell nyomtatni?
Elveszhet a garancia
Ha a gyártók által megadott terhelési értékeket túllépi a nyomtatók használata, akkor elveszíthetjük a készülékre adott garanciát, és a főbb alkatrészek gyakori meghibásodására számíthatunk, az erős kopások pedig akár a nyomatok minőségén is meglátszanak. Ha egy kisebb vállalkozás fellendül, akkor hirtelen megnőhet a nyomtatási igény, jó, ha olyan berendezéssel dolgoznak, amelynek kapacitása, memóriája, kiegészítő moduljai, pl. a szortirozók bővíthetők.
A szervizre is gondolni kell
Munkahelyi felhasználásnál különösen fontos a szervizszolgáltatás milyensége, ha ugyanis egy sokat használt többfunkciós berendezés kiesik a munkából, az fennakadásokat okozhat az egész iroda tevékenységében. Tehát az adott berendezésre vonatkozó garanciális feltételeket mindenképp tanácsos előre átolvasni. Ha sok nyomtatót használ egy nagyobb cég, megfontolandó, hogy ugyanattól a gyártótól vásárolja az összes berendezést, így a szerviz, az alkatrészellátás, a kellékanyagbeszerzés sokkal könnyebben menedzselhető.
Azokon a munkaterületeken, pl. egy ügyfélszolgálati, front-office részen, ahol lényeges a nyomtató nonstop rendelkezésreállása, kiemelten fontos a terhelhetőségi és szervizelési paraméterek vásárlás előtti előzetes felmérése.